När är det dags att fylla på varor i hyllorna i butiken eller varorna i varuautomaten? Eller fyller ni på varor i flera automater vid samma tillfälle och behöver veta hur många av varje vara som ska fyllas på? Det är precis det som denna rapport hjälper till med.
Observera att denna rapport kan även anropas via vårt API för att från ett annat system snabbt och enkelt kunna få ut ett beställningsunderlag.
Rapporten finns i menyn under Lagerhantering och ser ut likt denna bild efter att produkter har laddats in:
Välj en eller flera platser
Det går bra att jobba med en eller flera platser på en gång. T.ex. så har ni flera varuautomater som idag ska fyllas på. Ni väljer i listan den eller de automater som ni ska fylla på för att få fram ett beställningsunderlag. Klicka därefter på knappen "Hämta data".
Produkter som behöver beställas
Finns det produkter kopplade till valda platser som behöver beställas så kommer de att visas i de två tabellerna nu. Den övre tabellen visar alla produkter grupperat på plats. Den nedre visar alla platser summerade.
Vad är det som avgör ifall en produkt listas?
- Produkten är aktiv och kopplad till en plats.
- Produkten har en Beställningspunkt större än 0. (Detta fylls i under Produkt / Produkt aktuell plats / Gå in på specifik produkt och fyll i under Lager.)
- Produkten har ett Lager Max högre än 0. (Detta fylls i under Produkt / Produkt aktuell plats / Gå in på specifik produkt och fyll i under Lager.)
- Lagersaldo är lägre än beställningspunkten. (Detta fylls i under Produkt / Produkt aktuell plats / Gå in på specifik produkt och fyll i under Lager.)
Beställning kvantitet är det antal som systemet har beräknat bör beställas / fyllas på.
Beställning kvantitet = Lagersaldo Max - Lagersaldo.
Exportera rapporterna
Rekommenderat är att använda någon av de inbyggda funktionerna för att exportera rapporterna.
PDF för att spara rapporten på fil men som även är utskriftsvänlig.
Excel är mer lämplig för att kanske jobba vidare med siffrorna och kanske för att importera till annat system.
Oavsett valt filformat så är det lämpligt att göra det för att spara beställningsrapporten för att sedan jobba vidare med den.
Uppdatera lagersaldo
För att underlätta processen så kan systemet med automatik uppdatera lagersaldot för alla berörda produkter. Alltså göra en automatisk inleverans. Om vi utgår från att de produkter som listas i rapporten även fylls på i butik/varuautomat så behövs ju en inleverans göras. Istället för att göra det manuellt senare så kan systemet nu direkt göra det åt dig med bara en knapptryckning.
OBS! Se först till att exporterat ut rapporten/underlaget i valfritt filformat då rapporten blir tom direkt efter att lagersaldot uppdateras.
Alla produkter för alla platser är markerade men det går bra att markera ur de platser och de produkter som inte önskas få en inleverans. Kanske är det så att inga Coca cola finns och därför kommer ingen påfyllnad av den produkten att göras och då ska ju heller inte någon inleverans göras. Bocka ur den eller berörda produkterna.
Avsluta med att klicka på knappen "Uppdatera lagersaldo" och en inleverans skapas. Sidan laddas om och nu ska rapporten vara tom - då lagersaldot ju är uppdaterat och inga produkter längre behöver fyllas på.
Detta steget är ju såklart valfritt. Det går lika bra att uppdatera lagersaldot i samband med påfyllnad.
Läs mer om lagerhantering i en separat artikel: Inventering, inleverans och svinn + utdrag för diffrapport
Automatisk e-post med varning om lågt lagersaldo
Ifall man vill få en notis om lågt lagersaldo så finns det en webhook att skapa.
- Välj "Webhook" i vänstermenyn
- Klicka på "Skapa ny"
- Ange ett lämpligt namn t.ex. "Varning vid lågt lagersaldo".
- Kryssa i "Aktiv"
- Utlöses när = "Varje natt: Skicka varning om låga lagersaldon".
- Trigger typ = "E-post" (observera att endast e-post kommer att fungera)
- E-post eller sms-mottagare: Ange en eller flera e-postadresser
- E-post eller SMS: Ange ett lämpligt e-postmeddelande. T.ex. "Lågt lagersaldo på minst en produkt i plats xxx".
- Avsluta med att spara.
Varje natt kommer systemet kolla av lagersaldo på alla produkter. Samma logik som tar fram beställningsrapporten. Ifall det finns minst en produkt som har ett lågt lagersaldo så skickas e-postmeddelandet. Själva Beställningsrapporten kommer inte att skickas på e-post utan den loggar ni in i HonestBox Admin och plockar ut. Detta är alltså bara en varning om att det är hög tid att skapa en beställningsrapport.