Inventering, inleverans och svinn + utdrag för diffrapport och lagervärde
För att bedriva en framgångsrik butik/varuautomat behöver man hålla koll på lagret. Här kommer en guide på hur du tar reda på svinn (gamla produkter) och stölder.
Följ stegen i instruktionen för att enkelt hålla ordning på ditt lager.
Inventering
att man kontrollerar hur många produkter av varje som finns kvar i kylen/frysen/butiken.
Såhär gör du en inventering:
1. Välj den kund/Plats som du ska göra inventeringen hos.
2. I vänstermenyn gå sedan till "Lagerhantering" och välj sedan "Inventering"
3. Viktigt att datum och tid stämmer med den faktiska tiden för inventeringen.
Tänk på att ifall ni inventerar vid flera tillfällen så kan ni få systemet att se alla inventeringar som en enda. T.ex. Två personer inventerar på förmiddagen. En person inventerar all läsk, en annan inventerar allt godis. Man vill att systemet ska se dessa två som en o samma inventering. Om man anger samma datum och klockslag så kommer båda att ses som en o samma inventering av systemet. Det går alltså att inventera brödet dagen efter. Ange samma datum och klockslag som gårdagen och systemet kommer att uppfatta alla inventeringar som en o samma.
4. Nu fyller du i antalet av varje produkt som finns i kylen/frysen/butiken.
Alla produkter måste inte räknas men för att t.ex. diffrapporten ska bli korrekt så måste alla produkter räknas och anges vid varje inventering.
Det antalet som står i parentes är det antalet som BÖR finnas men det är inte säkert att det stämmer med tanke på att det kan förekomma stöld.
Står det t.ex. Ahlgrens bilar (3) men det finns endast 2 st. så fyller man i 2.
Svinn
Med svinn menas de produkter som plockats ur kylen/frysen/butiken och kastats p.g.a. tex. datum som gått ut eller produkt som skadats.
Såhär registrerar du svinn:
1. I vänstermenyn gå till ”Lagerhantering” och till ”Svinn”
2. Viktigt att datum och tid stämmer överens med den faktiska tiden för rapportering av svinn.
3. Nu fyller du antalet av den eller de produkter som du tar bort från skåpen och skriver en kommentar, exempelvis ”utgånget datum”
När du gått igenom samtliga varor som är aktuella att kontrollera datum på så är du klar med svinnrapporten. SPARA.
Inleverans
Med inleverans menas att man registrerar antalet produkter man fyller på med.
Så här gör du för att inleverera:
1. I vänstermenyn gå till ”Lagerhantering” och sedan till ”Inleverans”
2. Viktigt att datum och tid stämmer överens med den faktiska tiden för rapportering av inleverans
3. Nu fyller du i det antal som du fyller på med för varje produkt
När du registrerat samtliga produkter som du fyllt på med så är inleveransen klar. SPARA.
Diffrapport
Om man vill få ut en rapport som visar på hur mycket som stulits hos en kund så gör man det under diffrapport. För att kunna göra en diffrapport krävs det att man inventerat minst två gånger.
Såhär gör du för att få ut en diffrapport:
1. Välj den kund/plats som du vill få ut en diffrapport på.
2. I vänstermenyn gå till ”Lagerhantering” och sedan till ”Diffrapport”
3. Välj sedan den period som du önskar att få en diffrapport på.
Välj ett datum "Från" och ett senare datum "Till".
Datumen som listas är inventeringstillfällen och diffrapporten kommer att visa all diff (stöld) mellan dessa två datum.
Tryck sedan på ”Generera”
Nu ser du de antal produkter som det diffar på. Med andra ord, de antal produkter som blivit stulna. Ett negativt värde betyder stöld. Ett positivt värde betyder tex felaktig inventering/inleverans eller kund som tagit fel produkt.
Här ser man även diff på försäljningspriset samt diff för inköpspriset
Längst ner så ser man totalsumman för denna period:
3. Den här rapporten kan du sedan välja att exportera till Excel, PDF, kopiera eller skriva ut.
Lagervärde
Rapporten lagervärde visar en lista över alla de produkter som finns i vald plats. Dels information om produkten, priser och ett beräknat försäljningspris och ett beräknat inköpspris. Inköpspriserna visas exkl. moms.
Observera att de beräknade värdena räknar i kg, även om lagersaldot är i gram - detta då priserna är i kg.
Centrallager
Läs artikeln Centrallager som är en ytterligare möjlighet att jobba med lager. Centrallager
Sammanställning
- Från start, fyll på varuautomaten och gör en inventering.
- Rapportera svinn och gör inleveranser löpande.
- Inventera med jämna mellanrum och följ upp med diffrapport.
Nu kan du smidigt hålla koll på ditt lager och eventuella stölder.
Observera Beställningsrapporten som vi beskriver i en separat artikel: Beställningsrapport
Tips är att skapa en webhook som med automatik skickar ett e-post ifall en eller flera produkters lagersaldo är under angiven beställningspunkt. Läs mer om detta i artikeln Beställningsrapport.