Denna funktion gör det möjligt att ni kan låta era kunder handla på faktura. Kunden samlar flera köp och ni får ett fakturaunderlag som ni sedan kan generera faktura utifrån.
Inställning
Under Företagsinställningar - Betalningsalternativ aktiveras betalmetoden. Här fyller man i uppgifterna man vill ha med på fakturan. Man kan även skriva in ett meddelande som visas för kunder när de ska identifiera sig (gäller bara obemannad kassa).
Vill man ha möjlighet att skicka kreditfakturor behöver "Minsta belopp" vara negativt!
Efter inställningar är sparade så aktiveras två nya funktioner i vänstermenyn.
Lägga upp fakturakunder
Gå till Användarhantering / Fakturakunder - skapa ny
Här lägger ni upp er fakturakunder.
Om ni har Fortnox-synken och vill skapa fakturorna i Fortnox, behöver ni ange organisationsnummer/personnummer och kundnummer i både HonestBox admin samt i Fortnox för att de ska synka.
För fakturaköp i den obemannade kassan
På varje fakturakund måste en eller flera användare kopplas med personnummer.
En användare är en person som kan handla på faktura kopplad till en fakturamottagare. Användare måste kopplas för att köp i obemannad kassa ska kunna göras. Användaren måste legitimera sig med BankID för att kunna handla.
Kund handlar med betalmetoden Faktura
För obemannad kassa
Kunden har som vanligt lagt produkter i kundvagnen. Kund klickar Betala med Faktura.
Det första som händer är att ett meddelande visas för kunden. Detta meddelande ställs in under Inställningar enligt beskrivet ovan. Om inget meddelande har angetts så visas ett standardmeddelande som vi har satt.
Kunden loggar in – om kunden inte redan är inloggad.
För både bemannad och obemannad kassa
Om kunden endast är kopplad till en fakturamottagare så går ”köpet” igenom direkt. Om kunden är kopplad till flera fakturamottagare så väljer man först mottagare. Sedan kan man välja att få kvittot utskrivet om man har en kvittoskrivare eller få det skickat på e-post.
Fakturamottagaren får även en e-post-kopia. Vill även ni som administratör ha en plocklista på e-post behöver ni skapa en webhook i admin. Gå till Webhook - skapa ny och fyll i de fällt som är ifyllda nedan och spara.
Egen nummerserie för kvitton
Kvitton hanteras i en separat nummerserie. Detta då ett fakturaköp inte ska hanteras som ett vanligt köp med t.ex. kort, Swish eller kontakter. Allt enligt Skatteverkets regler.
Fakturaunderlag
Se Försäljning / Fakturaunderlag
All försäljning som skett via faktura listas här. Här kan du generera en faktura, exportera fakturadata till Excel eller skicka över fakturan till Fortnox. När du gjort det så markerar du kvittot hanterat. Det går bra att "bunta ihop" flera kvitton till samma kund och på så vis skapa 1 samlingsfaktura. I nedan exempel har jag möjlighet att välja 2 fakturor som ska bli 1) hanterade, 2) läggas i Excel, 3) skapa en PDF eller 4) exportera till Fortnox.
Skapa Excel för valda kvitton
Valda kvitton skapas i en samlad Excelfil för att kunna användas som ett fakturaunderlag.
Skapa valda kvitton i Fortnox
Om ni har skapat en integration mot Fortnox (Företagsinställningar/Bokföringsinställningar) så kan ni med automatik skapa en faktura i Fortnox utifrån valda fakturor. Detta förutsätter samma organisationsnummer och kundnummer på fakturakunden i HonestBox och på kunden i Fortnox.
Skapa faktura & hantera valda kvitton
En faktura genereras av valda kvitton. Fakturan i PDF-format sparas i din dator (ofta i "Hämtade filer") som sedan skickas på mail eller skrivs ut och skickas per post. Valda kvitton markeras även som hanterade.
Markera valda kvitton som hanterade
När underlaget har skapats och man känner sig "klar" med en faktura så markerar man den som hanterad och den försvinner ur denna listan.
Bokföringsunderlag
All försäljning kan exporteras till Excel eller till SIE-fil.
OBS! Oftast vill man inte ha med försäljning mot faktura då det sannolikt hanteras i ert faktureringsprogram och bokförs där, och då ska man inte fylla kontot för Fakturaförsäljning under Företagsinställningar - Bokföring.
Läs mer om det här: Faktura - Inställning avseende fakturor i HonestBox
Endast om man vill få med fakturaförsäljningen så anger man ett kontonummer där.